11月17日上午，校长杨宏志到新校区图书馆实地主持召开现场办公会，副校长华小鹏、赵传海、李观虎及图书馆搬迁与使用领导小组成员参加会议。
在新图书馆二楼大厅平面展台前，杨宏志详细听取了图书馆工作人员对整体建筑理念、空间布局、功能分区以及建筑特色等方面的介绍。随后，杨宏志一行实地查看了从负一层到第十二层的建设整体状况，并认真询问有关部门负责人功能划分、利用规划、安防措施、便民服务等具体问题。杨宏志指出新图书馆是我校的标志性建筑，既要有一流的硬件设施，更要有一流的软件服务相匹配，而且软件建设才是检验和展现我们能力和水平的舞台。关于图书馆的功能定位，杨宏志表示要紧紧围绕打造学习中心、学术（研究）中心、信息中心、文化中心、服务中心的目标任务，优化布局，完善设施。关于办馆理念，杨宏志强调要以十八届五中全会精神为指导，切实把五中全会“创新、协调、绿色、开放、共享”的发展理念贯穿于办馆始终。谈到图书馆交接和使用问题，杨宏志指出一座新建筑的投入使用都会存在一定的磨合期，不仅硬件使用上存在磨合期，在管理等软件服务上也存在磨合期，各部门要多包容、多理解、多支持、多补台，在保证质量的前提下加快进度，确保新图书馆尽快投入使用。
会后，新校区指挥部、图书馆、国资处、后勤处、保卫处等部门负责人分别作了表态发言，表示一定通力合作，克服困难，确保按学校要求尽快完成图书馆启用任务。
